ERP co to… i dlaczego właśnie ERP?

Dokonując wyboru systemu rozmawiamy z informatykami, firmami IT i większość mówi, że oferują system jest klasy ERP. Zastanawiasz się czy rzeczywiście wszyscy mają to ERP w środku? Ktoś im zrobił, albo kupili od jednego dostawcy? jak silnik… Co oznacza system klasy ERP?

Czy warto zastanowić się przy wyborze oprogramowania czy rozważane oprogramowanie jest system ERP? Zdecydowanie tak, spróbuję wyjaśnić dlaczego 🙂

Systemy ERP (enterprise resource planning, w skrócie z angielskiego ERP) to systemy informatyczne wspomagające  zarządzanie przedsiębiorstwem poprzez efektywne planowanie zarządzania jego wszystkimi zasobami.

Czyli już wiemy, że system ERP musi gromadzić dane o zasobach naszej firmy: o materiałach, towarach, o kadrze, czyli ludziach, o finansach przedsiębiorstwa, o wynagrodzeniach pracowników, o zapasach i produkcji, o środkach trwałych, o sprzedaży, itd.

Określenie ERP to również oznaczenie metody efektywnego planowania zasobów przedsiębiorstwa. Dlatego systemy ERP muszą odzwierciedlać procesy zachodzące w organizacji, aby nimi zarządzać, trzeba je ewidencjonować i kontrolować.

System klasy ERP powinien pozwolić opisać procesy, czyli w elastyczny sposób powinien pozwolić zdefiniować schematy obiegu dokumentów, czy nawet opisać przepływ pracy i informacji w procesach organizacji przedsiębiorstwa.

Dostawcy systemów prześcigają się w twierdzeniu: “nasz system jest naprawdę zintegrowany”. Czy to ważna cecha systemu ERP?

Jest kilka aspektów integralności systemów informatycznych:

  • jedna baza danych
    Zintegrowane systemy mają jeden zbiór danych, zgromadzony w jednej bazie (systemie zarządzania bazą danych). Dzięki tej jedności aplikacje mają dostęp do danych w jednym zbiorze – relacyjnej bazie danych.
  • brak podziału na modułowe wyspy
    Kiedyś moduły odpowiedzialne za różne obszary działalności przedsiębiorstwa stanowiły oddzielne aplikacje i oddzielne bazy danych, a integracja odbywała się poprzez połączenia międzymodułowe. Taki stopień integracji powodował, że można było przenieść dane w obu kierunkach, ale zazwyczaj ograniczał możliwość analizy wstecznej lub ograniczał dostęp do kompletu danych danego procesu z dowolnego jego miejsca. Po prostu aby sprawdzić dane w module o specyficznej funkcjonalności, trzeba było przejść do tego modułu i odszukać dokument. W zintegrowanym systemie nie występują moduły w rozumieniu oddzielnych baz modułów, a dane źródłowe są dostępne na każdym etapie procesu przez połączenia tzn. relacje dokumentów. Aby sprawdzić specyficzne dane można cofać się w procesie, drążąc wstecznie dokumenty i zawarte w nich informacje.
    Oczywiście wszyscy dzielą funkcjonalność systemu na moduły, aby ułatwić dobór licencji i ich sprzedaż, więc to zaciemnia obraz i “wszyscy mają w ofercie zintegrowane systemy ERP” 🙂
  • jedno środowisko
    Zintegrowane systemy również powinny być stworzone w jednym spójnym środowisku programistycznym. Warto poprosić o ocenę tego punktu niezależnego konsultanta, gdyż niektórzy dostawcy “mają zintegrowany system”, ale historycznie pisali moduły w różnym czasie i nawet z wykorzystaniem różnych technologii, a z jakiś powodów nie zrobili migracji funkcjonalności do jednego środowiska. Po prostu nigdy nie było czasu i środków na “przepisanie”. W takich wypadkach system wygląda jak zintegrowany, ale np. każdy z modułów ma różne interfejsy programistyczne, albo – o zgrozo – różne bazy kontrahentów.
  • brak wymiany danych – wszystko w jednym worku
    System zintegrowany przechowuje dane w jednej bazie, oczywiście mechanizm relacyjnej bazy danych pozwala spójnie i wydajnie stworzyć struktury danych opisujące procesy i pozwalające realizować złożone funkcjonalności potrzebne w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Brak tej integracji powoduje, że programiści muszą przesyłać dane, czyli ustalić zakres wymiany danych (ograniczyć go do tzw. niezbędnych), tryb wymiany i kierunki wymiany. W pełni zintegrowanym systemie ERP danych nie trzeba wymieniać, gdyż poprzez struktury relacyjne można śledzić dane na całym procesie, tzw. mechanizm drill-down czyli drążenia informacji.
  • bezpieczeństwo danych
    Zintegrowana baza danych pozwala łatwiej zabezpieczyć dane oraz w lepszy sposób zarządzać zmianami struktury danych czy funkcjonalności. Po prostu zmiany przeprowadza się w jednym miejscu dla całego systemu, co eliminuje błędy czy powielanie danych.
  • analizy
    Systemy ERP z uwagi na swoją złożoność przechowują dane w wielu tabelach danych, ale dzięki integracji systemu aparat analizy ma dostęp do wszystkich tabel i pozwala analizować dane z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowo relacje w procesach pozwalają odpowiednio wiązać dane co dostarcza dodatkowych informacji potrzebnych w procesach decyzyjnych.

Teraz już wiemy 🙂 Warto aby rozdzielić pytania o integrację od funkcjonalności. Bywa tak, że czasem starszy system, ten “mniej zintegrowany” może mieć bardziej rozbudowaną funkcjonalność, być lepiej sprawdzony… choćby z uwagi na fakt, że jest dłużej na rynku! W takim wypadku może się wydawać lepszy. Ale jego technologiczna budowa – ta “starość” i brak integracji – może być w perspektywie lat barierą rozwoju dla naszej firmy.

Dlatego warto zastanowić się czy wybieramy zintegrowany system klasy ERP!

Innym razem poruszę elastyczność i otwartość systemu ERP, również ważne cechy takich systemów 🙂 Czasem dołączane do definicji “co to jest system ERP”.

Dodaj komentarz