Zarządzanie procesem, czyli praca sobie płynie

W systemie ERP jest wiele dokumentów, powiedzmy systemowych, które w firmie są ważne, niezbędne, itp. Relacje między nimi tworzą przepływ informacji, powiedzmy proces. Ale w firmie poza dokumentami systemowymi jest całe mnóstwo dokumentów innych, informacji, czy obcych dokumentów, które wpływają na procesy firmy i są ich ważnym elementem. No tak, ale nie ma ich w systemie ERP, więc jak w ogóle, a co dopiero …łatwiej zarządzać?

Procesami odzwierciedlonymi w systemie enova365 ERP łatwiej zarządzać. Dokumenty mają wymagane informacje, system pilnuje kolejności tworzenia dokumentów, zachowuje relacje i zawsze pozwala przeanalizować proces wstecz, gdy jest potrzeba weryfikacji.

Ale rzeczywiście większość procesów informacyjnych firmy wykracza poza dokumenty systemu ERP. Często procesy te się nakładają. Jednak pełny proces, a właściwie przepływ pracy jest szerszy niż ścieżka dokumentów w systemie ERP, jak również ścieżka dokumentów i informacji poza-systemowych. A chciałoby się mieć oko nad całością 🙂

Procesy opisuje się w narzędziach typu BPMN (business process model and notation) tworząc model procesu w celu spójnego i optymalnego organizacyjnie i kosztowo przepływu pracy. Takim narzędziem jest m.in. Microsoft Visio, proces zamodelowany w takim narzędziu można zaimportować do enova365 moduł Workflow i skonfigurować wraz z systemem ERP.

No i praca sobie płynie i wszyscy są…

Uczestnikami przepływu, procesu zarządzanego systemowo 🙂

Dzięki możliwościom modułu enova Workflow można połączyć przepływy informacji i dokumentów poza-systemowych z dokumentami systemu ERP. W takim przypadku organizacja posiadająca takie narzędzia może zarządzać obiegiem informacji i porządkować przepływy pracy.

Przykład: Osoba zatwierdzająca, od której wymagana jest akceptacja dokumentów np. zamówienia w systemie enova365 może obserwować skany umów z dostawcą, dokumenty związane z kontraktem z Inwestorem w chwili analizy danego dokumentu podczas udzielania akceptacji.

Możliwości na poprawę ścieżek zadań tworzy się wiele. Aż się chce modelować bez wytchnienia 😉

Jak myślisz, czy w średnich i małych firmach to się sprawdzi? Czy to zależy tylko od kultury technicznej użytkowników?

Komentarze mile widziane…

3 przemyślenia nt. „Zarządzanie procesem, czyli praca sobie płynie


  1. Rozumiem, że ten artykuł ma pobudzić ciekawość i skłonić do zadania pytania: a jak to się robi w enova?!
    To ja takie pytanie zadaję…i może nawet sam na nie częściowo odpowiem.
    Otóż przy pomocy modułu Workflow można łatwo zdefiniować procesy, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego. Uczestnicy procesów są informowani o zadaniach oraz o terminach ich wykonania, a osoby decyzyjne są angażowane do podejmowania decyzji, gdy tego wymaga dalsze prowadzenie procesu.
    Do tworzenia przepływu pracy w enova365 używamy Edytora procesu. Jest to narzędzie pozwalające w sposób graficzny tworzyć dowolnie rozbudowane procesy, poprzez przeciąganie z paska narzędziowego gotowych elementów takich jak: start, zadanie, powiadomienie, decyzja, akcja oraz koniec procesu. Łącząc elementy procesu strzałkami wskazujemy kolejność wykonywanych działań. Wskazując adresatów, podając warunki przejścia oraz inne parametry tworzymy kompletny przepływ pracy. Taki przepływ pracy może jak napisałeś dotyczyć dokumentów systemu ERP, np.: faktura kosztowa czy zamówienie i wtedy proces powiązany jest z takimi dokumentami. Przepływ pracy można również oprzeć o tzw. dokumenty dodatkowe, które w systemie enova mogą pełnić dowolną rolę. Możemy utworzyć np.: dokument korespondencja przychodząca i na nim oprzeć przepływ pracy związany obiegiem pisma przychodzącego w korespondencji tradycyjnej czy elektronicznej. Dokument papierowy może być zeskanowany i podłączony do takiego dokumentu dodatkowego, tak by każdy uczestnik procesu mógł się z nim zapoznać.
    Moduł Workflow pozwala na znacznie więcej i na pewno sprawdzi się w większych organizacjach, w których sprawny przepływ informacji jest kluczowy dla ich działania. A czy sprawdzi się w małych i średnich firmach?
    Moim zdaniem workflow sprawdzi się w każdej firmie, w której jest co najmniej kilka osób biorących czynny udział w przepływach dokumentów, zadań i informacji.
    Czy wykorzystanie możliwości tego modułu zależy od kultury technicznej użytkowników?!
    Na pewno NIE! Sprawność techniczna jest wymagana przy modelowaniu procesów, ale tym może zająć się partner wdrażający rozwiązanie lub użytkownik kluczowy, wyposażony w odpowiednią wiedzę. Uczestnikom procesów potrzebna będzie tak naprawdę tylko wiedza, w jakich procesach mogą uczestniczyć i jaka będzie ich rola. Na to wystarczy krótkie przeszkolenie.

Dodaj komentarz